Van ambitie naar uitvoerbaar project
Wij helpen gemeenten en andere publieke organisaties om opgaven beter te definiëren, te organiseren en te vertalen naar uitvoerbare projecten.
Herkent u een of meer van de volgende punten?
- Er wordt hard gewerkt, maar er is weinig aantoonbare voortgang.
- De begrippen opgave, opdracht, programma en project worden door iedereen gebruikt, maar door niemand hetzelfde ingevuld.
- Eigenaarschap is versnipperd, waardoor onduidelijk blijft wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Er lopen veel projecten, waarvan slechts een deel een opdracht heeft die scherp genoeg is om op te sturen.
Daar helpt Cirnex u bij.
Wij bieden een compleet routepakket waarin uw organisatie leert hoe u vanuit ambities en maatschappelijke opgaven tot een uitvoerbaar project komt. De onderdelen zijn ook los af te nemen, maar voor het beste resultaat raden wij de hele route aan. U hoeft niet bij stap 1 te beginnen: de intake bepaalt waar het echte knelpunt zit.
De route van projectmatig werken
Zeven stappen van opgave naar besluit, in vaste volgorde. De sprint is daarin geen apart traject, maar de manier waarop de laatste stap wordt gelopen. Elke stap levert een document op, en dat document is het startpunt van de volgende stap. Het projectcontract loopt er als rode draad doorheen: het wordt in stap 3 begonnen, in stap 6 afgemaakt en bij elke review opnieuw naast de werkelijkheid gelegd.
| Stap | Wat er gebeurt | Wat het oplevert |
|---|---|---|
| 1 · Begrippenkaart en diepte-interviews → | Eén dagdeel. Eerst dezelfde taal, dan de gesprekken in: wat speelt er werkelijk, en bij wie? | Begrippenkaart met afspraken over taalgebruik, en de opbrengst van de interviews. |
| 2 · Stakeholder- en krachtenveldanalyse → | Eén dagdeel. Wie beïnvloedt de opgave, welke belangen spelen er, waar zit energie en waar zit weerstand. | Stakeholderregister, krachtenveld en een benaderstrategie, met een eigenaar en een eerstvolgende actie per sleutelrelatie. |
| 3 · Projectcontract deel 1 → | Eén dagdeel. De opgave is afgebakend in de opgaveworkshop; hier wordt de eerste helft van het contract gevuld: doel, resultaat en de bedoelde effecten, met de resultaatketen ertussen. Ook de mijlpalen worden hier benoemd. Indicatoren horen hier nog niet bij. | Uitdaging, urgentie, doel, resultaat, afbakening, effecten, resultaatketen en mijlpalen. |
| 4 · Mandaat, eigenaarschap en teamafspraken → | Eén dagdeel. Eerst de nuchtere vraag of uw organisatie werkelijk gaat over wat er gevraagd wordt, daarna de bezetting, de verdeling per deelresultaat, het mandaat en de escalatie. Ligt een deel van de opgave bij een ander, bijvoorbeeld bij een bedrijventerrein of een materiaalstroom waarover de gemeente niets te zeggen heeft, dan verandert het resultaat en niet de ambitie. Tot slot hoe u samenwerkt: teamwaarden, werkafspraken, omgaan met spanning, en waar ieder teamlid zich persoonlijk aan verbindt. | Waar gaan wij over, projectorganisatie, de verdeling per deelresultaat, mandaat, escalatie, teamafspraken en persoonlijk commitment. |
| 5 · Design critique en focus op wat telt → | Twee uur. Het voorstel gaat kritisch tegen het licht, en met de tachtig-twintigregel valt af wat niet bijdraagt. Wat overblijft krijgt per deelresultaat een niveau mee: moet, hoort of kan. En er wordt vooraf afgesproken bij welke signalen het project stopt of terug naar de opdrachtgever gaat. | Een stoplijst met de reden erbij, de kwaliteitsniveaus moet, hoort of kan, en de stopcriteria. |
| 6 · Definitief projectcontract → | Twee uur. Alles uit de vorige stappen komt hier samen. Het contract wordt volledig ingevuld: randvoorwaarden, begroting, het sprintritme, acceptatiecriteria, overlegritme, communicatie, de risicolog en de data bij de mijlpalen. Alleen de planning per week blijft open, want die maakt het team zelf in de sprints. | Een volledig projectcontract, klaar voor het besluit van de opdrachtgever. |
| 7 · De sprints → | Drie sessies van een halve dag. Sprintplanning voor week 1: taken op het bord, en per deelnemer de uren die er naast het gewone werk werkelijk beschikbaar zijn. Tussentijdse sprintreviews: voor het bord met de opdrachtgever, wat is af, wat niet, en klopt de vraag nog? Het projectcontract ligt er standaard bij en wordt herzien zodra de vraag anders blijkt te liggen. Sprintsluiting: oplevering en besluit, en meteen de opdracht voor de volgende sprint. | Een ingericht sprintbord, per review een verslag met een bijgewerkte risicolog en de openstaande besluiten, en tot slot een oplevering met het besluit van de opdrachtgever, de opdracht voor de volgende sprint en de overdracht naar de staande organisatie. |
Alles wat de route oplevert, landt in één document: het projectcontract. Het groeit mee met de stappen en ligt bij elke sprintreview op tafel. Deel A tot en met C beschrijven wat het project oplevert en hoe u het beheerst. Deel D en E beschrijven hoe het team samenwerkt en waar ieder zich persoonlijk aan verbindt. Een projectcontract zonder die twee delen is een plan; met die delen is het een afspraak tussen mensen.
Klik op een stap voor de volledige pakketbeschrijving en de prijs. De duur staat per stap in de tabel. Wilt u eerst ervaren wat deze manier van werken van uw team vraagt, dan is de workshop sprintmethode van één dag de kleinste stap.
Het projectcontract als rode draad
Het projectcontract is de schriftelijke afspraak tussen opdrachtgever en team over wat de opgave moet opleveren. Het wordt niet in één keer geschreven en daarna weggelegd, maar groeit mee met de route: in stap 3 het doel, het resultaat, de afbakening, de bedoelde effecten en de mijlpalen, in stap 4 wie waarover beslist, en in stap 6 het geheel, klaar voor besluit. Daarna ligt het bij elke review op tafel en wordt het herzien zodra de vraag anders blijkt te liggen.
De planning per week staat er bewust niet in. Die maakt het team zelf, sprint voor sprint.
Schrijft uw organisatie een eigen format voor, dan leveren wij het contract met een koppeltabel, zodat u niets dubbel hoeft te schrijven. Voor een klein project van één sprint is er een dunne variant met alleen de verplichte paragrafen. U krijgt het sjabloon bij het traject en mag het daarna binnen uw eigen organisatie vrij hergebruiken.
Welke route past bij uw vraag?
Projectmatig werken is één van onze routes. Ligt uw vraag net iets anders, dan wijzen wij u graag de weg naar de aanpak die het meeste oplevert.
Eerst het juiste probleem scherp
Wilt u eerst weten wat de inwoner, ondernemer of gebruiker werkelijk nodig heeft? Design thinking brengt dat boven tafel: eerst het juiste probleem, dan pas de oplossing.
Naar design thinking →Organisatiebreed samenhang aanbrengen
Wilt u alle doelen, programma's en projecten in samenhang brengen en bestuurlijk verankeren? Dan is het Grip-traject met de Cirnex GRIP tool de passende route.
Naar Cirnex GRIP →Eén afgebakende vraag oplossen
Heeft u een gerichte vraag over AI, sturing of uw projectportfolio? In de catalogus staan afgebakende workshops en pakketten met een concrete oplevering.
Naar de losse pakketten →Vrijblijvend en zonder offerte achteraf. U vertelt waar het knelt, wij zeggen eerlijk of wij de juiste partij zijn en waar in de route u het beste kunt instappen.
Plan het gesprek