Mandaat, eigenaarschap en teamafspraken

← Terug naar Projectmatig werken

Projecten stranden zelden op de inhoud en vaak op onduidelijkheid over wie beslist. Deze module begint met de nuchterste vraag die er is: gaat uw organisatie eigenlijk wel over wat er gevraagd wordt?

Is de ambitie om iets volledig circulair te maken, maar heeft de gemeente geen zeggenschap over een deel van een bedrijventerrein of over bepaalde materiaalstromen, dan verandert niet de ambitie maar het resultaat. Dat gesprek voert u liever nu dan halverwege. Daarna legt u vast wie waarover beslist, en hoe u met elkaar gaat werken.

Voor wie

Voor teams en opdrachtgevers die een opgave gaan uitvoeren waarbij meerdere afdelingen of partijen betrokken zijn. De opdrachtgever is erbij: zonder de mandaatgever in de zaal wordt de rollenkaart een verlanglijst.

Onze aanpak

1. Intake: welke delen van het resultaat raken andere organisaties. Standaard inbegrepen.
2. Waar gaan wij over: per deel van het resultaat wie er zeggenschap heeft, en wat dat betekent voor het resultaat en de afbakening
3. De projectorganisatie: wie zit in welke rol en hoeveel uur per week is diegene beschikbaar
4. De verdeling per deelresultaat: wie doet het, wie tekent af, wie wordt geraadpleegd, wie wordt geïnformeerd. Eén eindverantwoordelijke per regel
5. Mandaat en escalatie: wat mag de projectleider zelfstandig besluiten en uitgeven, en wat gebeurt er als het team er niet uitkomt
6. Teamafspraken: waarden en het gedrag dat erbij hoort, werkafspraken, en hoe u omgaat met spanning en feedback
7. Persoonlijk commitment: ieder teamlid schrijft op waarom hij meedoet, wat hij inbrengt en wat hij van de anderen nodig heeft

Wat levert het op

• Per deel van het resultaat wie er zeggenschap heeft, en wat dat betekent voor de afbakening
• Deel B van het projectcontract: projectorganisatie, de verdeling per deelresultaat, besluitvorming, mandaat en escalatie
• Een lijst met openstaande mandaatvragen, elk met een eigenaar en een datum
• Deel D en E van het projectcontract: teamwaarden, werkafspraken, en het commitment van ieder teamlid
• Een herzien resultaat en een herziene afbakening, als blijkt dat een deel buiten uw zeggenschap valt

Wat is inbegrepen

• Intake en voorbereiding
• Eén dagdeel begeleiding op locatie
• Uitwerking van deel B, D en E na afloop
• Het sjabloon van het projectcontract, dat u binnen uw organisatie vrij mag hergebruiken

Wat zit er niet in

• Juridische mandaatbesluiten: wij leggen de praktijk vast, geen bevoegdheden in de zin van de wet
• Bemiddeling bij een lopend conflict tussen bestuurder en directie
• Het herzien van de organisatiestructuur: wij werken binnen de structuur die er is
• Begeleiding van de onderstroom wanneer een team er zelf niet uitkomt: daarvoor werken wij samen met Bureau Stimulus

Wat vragen wij van u

• De opdrachtgever aan tafel, niet alleen het team
• Vier tot twaalf deelnemers, waaronder de mensen die het werk straks doen
• Een vastgelegd resultaat met deelresultaten als vertrekpunt, uit Projectcontract deel 1
• De bereidheid om hardop te zeggen waar u niet over gaat

Doorlooptijd

Indicatief 2 tot 3 weken: intake, het dagdeel en de uitwerking.

Vervolg

Logisch vervolg in de route: Design critique en focus op wat telt, waarin het voorstel kritisch tegen het licht gaat. Loopt het gesprek over gedrag vast, dan is de workshop Gedrag en sturing samen met Bureau Stimulus de volgende stap.

Prijzen op aanvraag: u ontvangt binnen een week een offerte op maat. Elk onderdeel is ook los af te nemen.

← Terug naar Projectmatig werken