Geert den Bieman, handelend onder de naam CIRNEX Municipality, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. KvK-nummer 42167222. Contact: gj.denbieman@cirnex.nl · +316-20818788.
Cirnex is de gezamenlijke naam van twee zelfstandige ondernemingen. Deze verklaring geldt voor CIRNEX Municipality. CIRNEX Business heeft een eigen privacyverklaring.
| Verwerking | Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|---|
| Websitebezoek | De website laten werken en beveiligen | Gerechtvaardigd belang |
| Contactformulier en e-mail | Uw vraag beantwoorden, een kennismaking plannen | Gerechtvaardigd belang, of stappen op uw verzoek voor een overeenkomst |
| Offertes, opdrachten, facturatie | De overeenkomst uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Administratie bewaren | Fiscale bewaarplicht | Wettelijke verplichting |
| Inloggen GRIP tool | Toegang geven, looptijd bewaken, misbruik van inlogcodes voorkomen | Uitvoering van de overeenkomst; de limiet op gerechtvaardigd belang |
| Registratie van uw akkoord | Bewijs van de overeenkomst | Gerechtvaardigd belang |
| Wachtlijst | U informeren zodra de AI-ondersteuning beschikbaar is | Toestemming, die u altijd kunt intrekken |
| Aanvraag GRIP lokaal | Uw aanvraag afhandelen | Stappen op uw verzoek voor een overeenkomst |
Wij versturen geen nieuwsbrieven zonder uw toestemming en verkopen nooit gegevens aan derden.
De Cirnex GRIP tool is zo gebouwd dat alles wat u invoert (doelen, programma's, projecten, budgetten, statussen, acties, namen van betrokkenen) uitsluitend in de opslag van uw eigen browser op uw eigen apparaat wordt verwerkt en bewaard. Deze inhoud wordt niet naar Cirnex of naar derden verstuurd en wij kunnen haar niet inzien. Dat geldt ook voor bestanden die u in de tool opent (Excel of JSON). De tool gebruikt geen analytische of tracking-cookies.
Voor de inhoud van uw werkblad bent u, of de organisatie waarvoor u werkt, zelf verwerkingsverantwoordelijke. CIRNEX Municipality ontvangt of bewaart deze gegevens niet en is daarvoor geen verwerker; een verwerkersovereenkomst is daarom niet nodig. Browseropslag is niet gegarandeerd blijvend en na afloop van uw proefperiode of licentie is uw werk in de tool niet meer toegankelijk. Maak daarom regelmatig een export met "Opslaan voor later" en gebruik de tool niet op een gedeeld browserprofiel.
Bij de online versie laadt u de tool telkens vanaf onze hosting bij Google (Firebase Hosting). Google verwerkt daarbij als verwerker technische gegevens zoals uw IP-adres en het tijdstip van uw bezoek. De inlogcontrole draait bij Google Cloud in de regio België (europe-west1); de inloggegevens uit hoofdstuk 2 staan in Firestore bij Google Cloud. Inlogcodes en meldingen versturen wij via Google Workspace vanaf gj.denbieman@cirnex.nl. Google LLC is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework; op de verwerking zijn de verwerkersvoorwaarden van Firebase met de Europese standaardcontractbepalingen van toepassing.
De tool is technisch zo ingericht dat wij geen inhoud van uw werkblad ontvangen. Bij een toepassing die vanaf internet wordt geladen kunnen wij dat echter niet op dezelfde manier garanderen als bij een installatie binnen uw eigen omgeving: elke nieuwe versie wordt automatisch geladen, en wij hebben geen zicht op of zeggenschap over uw apparaat, browser, browserextensies, netwerk of exports.
GRIP lokaal is dezelfde tool als gedownloade versie, die u op aanvraag bij een licentie ontvangt en die uw IT-afdeling binnen uw organisatie plaatst. Deze versie werkt met een licentiesleutel in plaats van inloggen, maakt voor het gebruik geen verbinding met servers van Cirnex of Google en verwerkt alle gegevens uitsluitend binnen uw eigen omgeving. Uw organisatie is dan zelf verantwoordelijk voor beveiliging, toegang en back-up.
Voegen wij functies toe waarbij inhoud van uw werkblad onze servers raakt, zoals opslaan in de cloud, delen met collega's of de AI-ondersteuning, dan staan die standaard uit, passen wij deze verklaring vooraf aan, tonen wij de wijziging bij de eerstvolgende start van de tool en sluiten wij met gemeenten een verwerkersovereenkomst.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactaanvragen | Maximaal 3 jaar na afhandeling |
| Administratie (offertes, facturen) | 7 jaar, wettelijke fiscale bewaarplicht |
| Inloggegevens GRIP tool | Tot uiterlijk 2 jaar na het einde van uw proefperiode of licentie |
| Registratie van uw akkoord | Tot 5 jaar na het einde van de overeenkomst |
| Wachtlijst en aanvragen GRIP lokaal | Tot 1 jaar na afhandeling, of eerder als u uw toestemming intrekt |
| Logbestanden van hosting en inlogfunctie | 30 dagen (standaardinstelling van Google Cloud Logging) |
Gegevens worden alleen gedeeld als dat nodig is voor de uitvoering van een opdracht of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij een gezamenlijk traject kan dat CIRNEX Business zijn; u wordt daarover vooraf geïnformeerd. Voor de website, het contactformulier en de Cirnex GRIP tool gebruiken wij als verwerkers Google (Firebase Hosting, Cloud Functions en Firestore) en Google Workspace voor e-mail; zie ook hoofdstuk 4.
Bij de uitvoering van opdrachten kunnen AI-hulpmiddelen worden ingezet (zie ook onze algemene voorwaarden). Persoonsgegevens worden daarbij alleen verwerkt wanneer dat noodzakelijk is, en uitsluitend via AI-diensten die de invoer niet gebruiken voor het trainen van hun modellen en waarmee, waar vereist, een verwerkersovereenkomst is gesloten. Waar mogelijk worden gegevens vooraf geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats: resultaten van AI-hulpmiddelen worden altijd door een mens beoordeeld.
Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen:
Ontdekken wij een datalek dat gevolgen kan hebben voor u, dan melden wij dat binnen de wettelijke termijnen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan u.
U heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en, waar de verwerking op toestemming rust, het recht die toestemming in te trekken. Stuur uw verzoek naar gj.denbieman@cirnex.nl; wij reageren binnen een maand. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze verklaring kan worden aangepast. De actuele versie staat altijd op cirnex.nl, voorzien van versiedatum. Bij een inhoudelijke wijziging tonen wij dat bij de eerstvolgende start van de Cirnex GRIP tool.
Wat is gewijzigd in versie 23 september 2026: doelen en grondslagen per verwerking toegevoegd (hoofdstuk 3); beveiliging toegevoegd (hoofdstuk 8); contactformulier, wachtlijst en e-mail via Google Workspace aangevuld (hoofdstuk 2 en 4); bewaartermijn van logbestanden toegevoegd (hoofdstuk 5); het akkoord in de tool geldt nu de licentievoorwaarden in plaats van de algemene voorwaarden.