Opdrachtformulering: de goede opdrachtbrief

← Terug naar Opgavegericht werken

Hoe schrijf je een goede opdrachtbrief, en hoe zorg je ervoor dat je ook krijgt wat je hebben wilt? In twee dagdelen, met een huiswerkopdracht ertussen, leren opdrachtgevers en -nemers welke onderdelen een opdrachtbrief nodig heeft, oefenen ze met hun eigen opdrachten, en worden de opdrachten aangescherpt tot brieven waar derden direct mee aan de slag kunnen, zonder verwarring achteraf.

Voor wie

Voor gemeenten met een heldere opgave die de stap naar uitvoering willen maken: wie pakt wat op, met welk resultaat, onder welke randvoorwaarden, en hoe leggen we dat zo vast dat de uitvoerende partij precies weet wat er verwacht wordt?

Onze aanpak

1. Intake en documentanalyse: de opgave, de bestaande structuren en voorbeelden van eerdere opdrachten
2. Dagdeel 1, de anatomie van de goede opdrachtbrief: aanleiding, doel, beoogd resultaat, afbakening, randvoorwaarden, budget, planning en verantwoording, en oefenen met de eigen opdrachten
3. Huiswerk tussen de dagdelen: deelnemers werken hun eigen opdrachtbrief verder uit; wij beoordelen deze en geven schriftelijk tips voor verbetering
4. Dagdeel 2: aanscherpen met opdrachtgevers en -nemers: de rolverdeling tussen opdrachtgevende en opdrachtnemende kant, eigenaarschap beleggen, acceptatiecriteria formuleren en de opdrachten toetsen op uitvoerbaarheid
5. Optioneel: verwerking tot een gestandaardiseerd opdrachtformat en concept-opdrachtbrieven
6. Terugkoppeling en definitieve vaststelling met de deelnemers

Wat levert het op

• Een helder format voor de opdrachtbrief, met alle vaste onderdelen
• Persoonlijke feedback op uw eigen opdrachtbrief, met concrete verbetertips
• Inzicht in de rolverdeling tussen opdrachtgevende en opdrachtnemende kant binnen uw gemeente
• Belegd eigenaarschap bij programma's of thema's
• Acceptatiecriteria en toetsvragen per opdracht: zo krijgt u wat u vraagt
• Een team dat zelfstandig goede opdrachten kan blijven formuleren
• Optioneel: concept-opdrachtbrieven en een gestandaardiseerd opdrachtformat voor de hele organisatie

Wat is inbegrepen

• Voorbereiding: intake en documentanalyse
• 2 begeleide dagdelen met opdrachtgevers en -nemers
• Beoordeling van het huiswerk tussen de dagdelen, met schriftelijke tips

Wat zit er niet in

• Verwerking tot een gestandaardiseerd opdrachtformat en concept-opdrachtbrieven: optioneel bij te boeken
• De opgaveformulering zelf: een vastgestelde opgave of ambitiedocument is het vertrekpunt
• Inrichting van de DIN-editor (zie Het Cirnex Grip-traject)
• Begeleiding van de uitvoering van de opdrachten (zie Gedrag & sturing of Projectbegeleiding)

Wat vragen wij van u

• De vastgestelde opgave of het ambitiedocument als vertrekpunt
• Aanwezigheid van de beoogde opdrachtgevers en -nemers bij beide dagdelen
• Tijd om het huiswerk tussen de dagdelen te maken

Doorlooptijd

Indicatief 6-8 weken, inclusief de tijd voor het huiswerk tussen de dagdelen.

Vervolg

Logisch vervolg: Het Cirnex Grip-traject, zodat opdrachten en projecten zichtbaar bijdragen aan de doelen en geprioriteerd kunnen worden.

Prijzen op aanvraag: u ontvangt binnen een week een offerte op maat. Elk onderdeel is ook los af te nemen.

← Terug naar Opgavegericht werken