Workshop Focus op wat telt
Omvang: 1 dagdeel · voor projectteams en projectleiders · inclusief intake en uitwerking
Herprioriteer uw project met het Pareto-principe: welke twintig procent van de activiteiten maakt het verschil, en wat kunt u beter loslaten?
Projecten worden zelden te groot doordat teams te weinig doen. Vaker gebeurt het omgekeerde: er komen steeds meer activiteiten, wensen, overleggen en deadlines bij, totdat alles even belangrijk lijkt. In deze interactieve workshop staat één vraag centraal: waaraan moeten wij onze schaarse tijd en energie werkelijk besteden om het grootste resultaat te bereiken?
Met de 80/20-focusmethode brengt uw team opnieuw scherpte aan in het project. Wij maken zichtbaar welke activiteiten de meeste waarde opleveren, welke onevenredig veel energie kosten en wat het team misschien al te lang is blijven doen. Prioriteren betekent daarbij niet bepalen wat belangrijk is, maar bepalen wat belangrijker is; ook de lastige keuzes horen erbij.
Het doel is nadrukkelijk niet om nog meer acties te bedenken, maar om werk weg te halen.
Voor wie
Voor projectteams en projectleiders die merken dat het project steeds voller en complexer wordt, dat te veel zaken tegelijk prioriteit krijgen, dat capaciteit of budget onder druk staat, of dat bestaande activiteiten moeilijk los te laten zijn.
Herkenbaar is ook het gevoel dat het team veel doet, zonder de zekerheid dat het aan de belangrijkste zaken werkt. Deze workshop richt zich op één project; lopen er meerdere projecten naast elkaar, dan past Het Cirnex GRIP-traject beter.
Onze aanpak
- Intake met de projectleider: het project, de actuele knelpunten en het gewenste resultaat van de workshop.
- Stap 1, Bepaal: wat moet het project uiteindelijk opleveren, en welk resultaat telt werkelijk?
- Stap 2, Ontleed: waar gaan tijd, energie en capaciteit op dit moment naartoe, en welke activiteiten leveren daadwerkelijk waarde op?
- Stap 3, Schrap: wat kan worden gestopt, verminderd of vereenvoudigd, en wat doet het team alleen omdat het altijd zo is gegaan?
- Stap 4, Focus: waar zet het team vanaf nu op in, wat krijgt prioriteit en wat bewust niet?
- Uitwerking na afloop: de prioriteiten- en stoplijst, plus de afspraken om de focus vast te houden.
Wat levert het op
- Een gezamenlijk beeld van het belangrijkste projectresultaat
- Inzicht in de activiteiten die de meeste waarde opleveren
- Zicht op wat energie en capaciteit opslokt zonder voldoende rendement
- Concrete keuzes over wat wordt gestopt, verminderd of vereenvoudigd
- Een stoplijst in drie categorieën: dit gaan wij méér doen, dit minder, en dit niet meer
- Duidelijke prioriteiten voor de komende periode
- Afspraken die helpen de focus ook na de workshop vast te houden
Wat is inbegrepen
- Intake met de projectleider
- Voorbereiding op basis van de aangeleverde projectstukken
- Eén dagdeel workshop op locatie
- Uitwerking van de prioriteiten- en stoplijst na afloop
Wat zit er niet in
- Een afweging over meerdere projecten naast elkaar
- Het doorvoeren van de gemaakte keuzes in planning, begroting of contracten
- Besluitvorming over stoppen of bijstellen: wij faciliteren, uw organisatie besluit
- Begeleiding na de workshop: daarvoor maken wij een aparte afspraak
Wat vragen wij van u
- Het projectteam en de projectleider gedurende het volledige dagdeel
- De actuele projectstukken: planning, activiteitenlijst en de afspraken over scope
- De bereidheid om activiteiten daadwerkelijk te stoppen of te vereenvoudigen
- Mandaat om keuzes te maken, of een opdrachtgever die de uitkomst kort na afloop bekrachtigt
Doorlooptijd
In overleg te plannen, meestal binnen 3 tot 5 weken. De uitwerking ontvangt u binnen een week na de workshop.
Prijs
De prijs van dit pakket staat op de prijzenpagina.
Vervolg
Lopen er meerdere projecten naast elkaar die dezelfde mensen en middelen vragen? Dan zet Het Cirnex GRIP-traject dezelfde afweging op voor uw hele projectenlijst.